Bài tập huấn:
KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

Muc lục
I. Khái quát:
Khái niệm
Mục đích viết báo cáo
Mục tiêu viết báo cáo
Các loại báo cáo
Các hình thức báo cáo
Báo cáo theo thời gian
Báo cáo theo tiến trình
6. Các kỹ năng cần để có thể thực hiện một báo cáo






II. Cách viết một Báo cáo.
Trước khi viết một Báo cáo
Lập đề cương tổng quát
Phần kết luận
III. Yêu cầu của một báo cáo chung
Phải bảo đảm trung thực, chính xác
Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm
Báo cáo phải kịp thời



Thành viên nhóm: MSSV
Lê Thị Vân 09561500
Lê Thị Nhung 09561500
Trần Thị Quỳnh Anh 0956150005
Phạm Thị Huệ 9956150028
Trần Anh Tuấn 09561500
Nguyễn Thị Oanh 0956150056
Nguyễn Thị Oanh 0956150057
Trần Thị Mai 09561500
Đỗ Hữu Quý 09561500
Hồ KhắcThương 09561500
Ya Tân 09561500

Nhóm 8 !
Action !


Báo cáo là gì?
Báo cáo là trình bày các dữ liệu và phân tích chuyển tải thông tin dưới dạng kiến thức. Công việc viết báo cáo bao gồm việc thu thập dữ liệu, phân tích và đưa ra các suy luận logic. Thông thường đây là bước cơ bản đưa ra quyết định và hành động


I. Khái quát:
1. Khái niệm:
2. Mục đích viết báo cáo
- Tổng kết tình hình hoạt động của nhóm. (những gì đã đạt được, đã làm được và những gì chưa làm được, hạn chế…)
- Nhận diện toàn diện vấn đề để tìm ra nguyên nhân dẫn tới kết quả hay hạn chế, phát huy một số thành quả đã đạt được…
- Lĩnh hội ý kiến của cấp trên. Gửi đến nhà tài trợ, công bố kết quả công việc cho các ban ngành…

Từ những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động nhóm nhằm:
- Rút kinh nghiêm cho các hoạt động sau
- Những hoạt động sau đạt kết quả hơn
Mục tiêu chính là phần phát triển, hướng đến xa hơn của mục đích. Đạt được mục đích là yếu tố then chốt để hướng tới mục tiêu. Có đôi khi, mục đích và mục tiêu sẽ trùng hoặc tương tự nhau, nhưng cũng có khi mục đích và mục tiêu của báo cáo là khác nhau.
3. Mục tiêu viết báo cáo


Ví dụ:
- Thực hiện việc báo cáo buổi sinh hoạt
 Mục đích: ghi chép, tổng hợp lại những thông tin, diễn biến, vấn đề liên quan đến buổi sinh hoạt để từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá, rút kinh nghiệm và đề xuất phương hướng sinh hoạt trong buổi (thời gian) tới
 Mục tiêu: Giúp các buổi sinh hoạt tới sẽ tốt hơn, phù hợp hơn hoặc sẽ dễ dàng hơn cho việc tổng hợp, viết báo cáo sau khi kết thúc giai đoạn, tiến trình…


- Tóm lại, mục đích của một bài báo cáo là để nhìn lại những gì đã làm được hay chưa làm được, còn mục tiêu là từ mục đích mà hướng tới những gì cần thay đổi, cần làm để có kết quả tốt hơn.

4. Các loại báo cáo
Tùy theo mục đích viết báo cáo mà có thể phân ra các dạng báo cáo khác nhau? Và có nhiều cách phân loại. Ví dụ:
-Báo cáo chi tiết – Báo cáo cho từng hoạt động, từng buổi sinh hoạt…
-Báo cáo tổng hợp – Báo cáo kết thúc một giai đoạn, tiến trình, dự án…
-Báo cáo tháng, quý, năm, nhiệm kỳ…




-Báo cáo sinh hoạt định kì: Loại báo cáo này thường được lập vào hằng tháng hoặc hằng qúy tuỳ vào kế hoạch hoạt động của nhóm. Ví dụ như: Báo cáo tình hình hoạt động của một chi Đoàn K3 trong năm 2010.
-Báo cáo đột xuất, báo cáo nhanh: Với những hoạt động không nằm trong kế hoạch hoạt động thường niên của nhóm nhưng trong một số điều kiện khẩn cấp nhóm phải thực hiện, thì sau khi hoàn thành xong hoạt động đó, Ban điều hành nhóm phải lập báo cáo để trình lên cấp trên. Ví dụ:


-Báo cáo tổng quan.
-Báo cáo chi tiết.
-Báo cáo tình hình tiến độ.
-Báo cáo đánh giá.


- Mỗi loại báo cáo khác nhau sẽ khác nhau về cách viết, cách phân chia bố cục. Tuỳ theo lĩnh vực, quá trình hoạt động của nhóm mà lựa chọn loại báo cáo phù hợp.


Vai trò (Ý nghĩa) của việc viết báo cáo đối với Nhân viên xã hội (hoặc trong Công tác xã hội)?

Nhìn nhận lại những cái được, chưa được
- Nhận diện toàn diện vấn đề để tìm ra nguyên nhân dẫn tới kết quả hay hạn chế…
- Rút kinh nghiêm cho các hoạt động sau
- Những hoạt động sau đạt kết quả hơn


Ví dụ:
trong ctxh có nhiều báo cáo: báo cáo công việc hằng ngày cho cơ sở, hằng tuần cho kiểm huấn viên, báo cáo giữa kỳ, cuối kỳ

5. Các hình thức báo cáo trong công tác xã hội nhóm
5.1 Báo cáo theo thời gian
- Từng mốc thời gian được nhân viên xã hội ghi lại diễn biến thay đổi trong nhóm, sự can thiệp và sự tác động của sự can thiệp đó
- Phân tích các thuận lợi và khó khăn gặp phải của mình, của từng thành viên cũng như của cả nhóm
- Cách này thường được viết dần theo từng thời điểm theo dõi sinh hoạt nhóm và lưu hồ sơ





5.2. Theo tiến trình:
- Công tác xã hội bao gồm 4 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị và thành lập nhóm, giai đoạn nhóm bắt đầu hoạt động, giai đoạn can thiệp thực hiện nhiệm vụ, giai đoạn kết thúc.
+ Nhân viên xã hội dựa vào các giai đoạn tiến trình công tác xã hội để phân tích những diễn biến thay đổi trong nhóm
+ Cách này được dùng sau khi nhóm đạt được mục tiêu xã hội
+ Báo cáo này được dùng như là trường hợp cụ thể để những đồng nghiệp, những người khảo sát học tập kinh nghiệm

6. Các kỹ năng cần có để thực hiện tốt một báo cáo
6.1. Kỹ năng lắng nghe:
- Để viết được một báo cáo chính xác, chi tiết nhân viên xã hội cần phải có kỹ năng lắng nghe để có được thông tin, để phân tích và thấu hiểu.
- Tầm quan trọng của việc lắng nghe, kỹ năng lắng nghe hiệu quả? - -- Chúng ta đã được tìm hiểu các kỹ năng ở các bài tập huấn trước



6.2. Kỹ năng quan sát vấn đề, nhận diện vấn đề
Kỹ năng quan sát vấn đề
Kỹ năng nhận diện vấn đề



6.3. Kỹ năng ghi chép lại
Một bài viết thành công là một bài viết :
- Giới hạn cho nhóm người đọc xác định
- Có nội dung sắp xếp hợp lý
- Cách trình bày sáng sủa và thuyết phục




6.4 Ngoài ra còn có kỹ năng phân tích và tổng hợp vấn đề
Phân tích nghĩa là chẻ vấn đề ra thành từng mảnh nhỏ, để hiểu từng chi tiết, từng khía cạnh nhỏ, hiểu được vấn đề từ ngoài vào trong, từ trong ra ngoài…
- Phân tích đôi khi cũng bao hàm cả tổng hợpsau khi đã phân tích thì phải tổng hợp….
- Phân tích giúp hiểu rõ vấn đề hơn, tổng hợp giúp ta có cái nhìn tổng quát về vấn đề cần báo cáo.




II. Cách viết một Báo cáo
Viết là một kĩ năng, viết Báo cáo là một phần của kĩ năng viết. Làm một bản Báo cáo gồm các bước sau



1. Trước khi viết một Báo cáo
- Họp nhóm, đánh giá tình hình hoạt động.
- Xác định mục tiêu, yêu cầu của bản báo cáo. Cần phải thấy rằng báo cáo này gửi đến ai? Nhằm mục tiêu gì và cần phải làm như thế nào? - - Sau đó sẽ tiến hành lập đề cương cho bản Báo cáo



2. Lập đề cương tổng quát:
- Tuỳ theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp. Ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo..v..v..phần nội dung gồm có những phần sau:





- Phần 1: Đánh giá tình hình, mô tả sự việc, hiện tượng xãy ra. Nêu lên những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện hoạt động.
- Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xá định những công việc cần tiếp tục giải quyết.


- Phần 3:
+ Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết, các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, nhũng nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.
+ Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào văn bản.
+ Chọn lựa tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.
+ Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.
+ Dự kiến những kiến nghị, đề xuất với cấp trên.


* Mở bài: Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công tác do cấp trên định hướng xuống, đồng thời nêu ra những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên.


* Nội dung chính:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
+ Những ưu, khuyết điễm của quá trình thực hiện hoạt động.
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công việc, nếu là báo cáo tổng hợp có thể kiểm điểm theo từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm được, đánh giá ưu khuyết điểm, tìm ra nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ đươch giao.


3. Phần kết luận:
+ Phương hướng , mục tiêu phấn đấu tiếp tục.
+ Nhiệm vụ cụ thể khôi phục các tồn tại, khuyết điểm.
+ Các biện pháp tổ chức thưc hiên.
+ Những kiến nghị với cấp trên.
+ Nhận định những triển vọng

III. Yêu cầu của một báo cáo chung
1. Phải bảo đảm trung thực, chính xác:
- Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí.



- Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không thêm bớt hiện tượng nhằm bóp méo sự thật, phải trung thực và khách quan toàn diện trong cách đưa tin và đánh giá trong báo cáo. Cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm nguyên nhân phản ánh và báo cáo. Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ra những nguồn tin không chính xác, không toàn diện, sẽ làm lãnh đạo đưa ra giải pháp không đúng, xử lý thiếu kịp thời và không triệt để.




2. Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm:
- Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của tổ chức mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra. Tập hợp được số liệu chính xác, ăn khớp với nhau là việc làm cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm thông qua những con số đó.




Cần tránh những con số ma hoặc những sự kiện chung chung không chứng minh, lý giải được điều gì. Trường hợp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đính kèm theo báo cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làm phương tiện minh chứng cho các kết luận trong báo cáo.



Một bản báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm, bài học gì thì đó là báo cáo kém chất lượng, hiệu quả. Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu. Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào chi tiết rườm rà, sa vào các số liệu rắc rối mà phải chọn đúng trọng tâm, trọng điểm.



1. Phải bảo đảm trung thực, chính xác:
- Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí.




3. Báo cáo phải kịp thời:
- Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc. Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có những quyết định và mệnh lệnh chính xác, nhiều trường hợp gây ra hậu quả lớn trong quản lý.




*Mẫu báo cáo buổi sinh hoạt nhóm
Tên nhóm:………………………………………………………………………….
Tên NVXH:………………………………………………………………...........
Ngày sinh hoạt: Từ lúc …………… đến……………………………
Nơi sinh hoạt:…………………………….........................................
Nhóm viên có mặt:…………Nhóm viên vắng mặt……………..
Mục tiêu của nhóm:…………………………………………………………..
Mục tiêu của buổi sinh hoạt:…..........................................
Hoạt động để đạt mục tiêu đó:............................... ………..
NVXH phân tích buổi sinh:…………………………………… ………..
Ghi nhận sự tiến bộ của từng cá nhân:…………………………..
Kế hoạch cho buổi sinh hoạt sau:……………………………………
Điều gì cần quan tâm cho buổi sinh hoạt sau:………



The end!







Cám ơn Cô và các bạn đã lắng nghe!